Главная Документооборот Нормативно-правовая база Правила организации электронного документооборота органах исполнительной власти РК

Правила организации электронного документооборота органах исполнительной власти РК

ПечатьE-mail

Скачать документ

Утверждены
постановлением Правительства
Республики Калмыкия

от 20 августа 2010 г. № 265

ПРАВИЛА
организации электронного документооборота
в
органах инсполнительной власти Республики Калмыкия

1. Общие положения

1.1. Правила организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - Правила) определяют порядок работы с электронными документами в Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - ЕМСЭД) с использованием электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Калмыкия, а также в иных органах государственной власти Республики Калмыкия, органах местного самоуправления Республики Калмыкия, территориальных органах федеральных органов исполнительной власти и в организациях, указанных в пункте 4 постановления Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. № 265 «О Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия».
1.2. Электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящими Правилами, которые обязательны для исполнения уполномоченными лицами участников ЕМСЭД
1.3. Электронные документы, оформленные в соответствии с настоящими Правилами, признаются участниками ЕМСЭД равнозначными документам на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц участников ЕМСЭД.

2. Основные понятия, используемые в Правилах

2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
Единая межведомственная система электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее - ЕМСЭД) - система обмена документами, имеющими юридическую силу, представляемыми в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи;
участник ЕМСЭД - орган исполнительной власти Республики Калмыкия, а также иные органы государственной власти Республики Калмыкия, органы местного самоуправления Республики Калмыкия, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и организации, указанные в пункте 4 постановления Правительства Республики Калмыкия от 20 августа 2010 г. № 265 «О Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия»;
электронный документ (далее - ЭД) - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;
электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД;
автоматизированное рабочее место в системе ЕМСЭД (далее - АРМ) - комплекс программных и аппаратных средств, используемых участником ЕМСЭД для создания и обмена ЭД;
администратор - уполномоченное лицо Республиканского государственного унитарного предприятия «Центр информационных ресурсов и технологий Республики Калмыкия», осуществляющее функции администрирования ЕМСЭД и обеспечения политики информационной безопасности, защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;
регистратор - уполномоченное лицо, назначенное руководителем участника ЕМСЭД для обеспечения передачи, приема, регистрации и хранения ЭД;
пользователь - уполномоченное лицо участника ЕМСЭД, изготавливающее или исполняющее ЭД с использованием АРМ;
уполномоченное лицо - должностное лицо участника ЕМСЭД, уполномоченное приказом участника ЕМСЭД на использование ЭЦП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и владеющее соответствующим закрытым ключом ЭЦП, позволяющим с помощью средств ЭЦП создавать ЭЦП в ЭД (подписывать ЭД);
удостоверяющий центр - юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;
уполномоченная организация - юридическое лицо, заключившее с удостоверяющим центром договор на предоставление услуг по изготовлению сертификатов ключей подписей и уполномоченное удостоверяющим центром осуществлять регистрацию и управление сертификатами ключей подписей уполномоченных лиц Участников ЕМСЭД.

3. Уполномоченные лица

3.1. Состав уполномоченных лиц, наделенных правом подписи электронных документов с использованием ЭЦП, утверждается приказом руководителя участника ЕМСЭД.
3.2. Для уполномоченных лиц обеспечивается процедура формирования ключей ЭЦП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи в соответствии с действующим законодательством.

4. Оформление ЭД

4.1. Используемые организациями ЭД включают в себя сопроводительную и содержательную части.
4.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части ЭД регламентируются документами участника ЕМСЭД и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а ЭЦП соответствующего уполномоченного лица участника ЕМСЭД.
4.3. Сопроводительная часть ЭД содержит одну или несколько ЭЦП, заверяющих содержательную часть ЭД, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).
4.4. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Участник ЕМСЭД, которому на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом участнику ЕМСЭД, подготовившему ЭД. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет участник ЕМСЭД, допустивший нарушение установленных требований.
4.5. ЭД заверяются ЭЦП уполномоченными лицами участников ЕМСЭД, наделенными правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.
4.6. ЭД, в которых проверка подлинности ЭЦП в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Участник ЕМСЭД, которому на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом участнику ЕМСЭД, подготовившему ЭД.
4.7. ЭД, заверенные ЭЦП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи или в момент приостановления его действия, или после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Участник ЕМСЭД, которым на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом участнику ЕМСЭД, подготовившему данный ЭД.
4.8. Ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения ЭД, заверенного подлинными ЭЦП, несет участник ЕМСЭД, уполномоченные лица которого заверили подготовленный ЭД. Мера ответственности определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.9. Конфиденциальная информация посредством ЕМСЭД не передается.

5. Подготовка ЭД к отправке

5.1. Подготовленному ЭД присваиваются реквизиты, однозначно определяющие участника ЕМСЭД и сам ЭД (дата и регистрационный номер ЭД). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.
5.2. Подготовленный ЭД, заверенный ЭЦП уполномоченных лиц участников ЕМСЭД, передается регистратору.
5.3. Регистратор осуществляет контроль ведения электронного журнала учета отправки ЭД и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.
5.4. Регистратор обязан перед отправкой:
проверить подлинность ЭЦП ЭД;
проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи.
В случае положительного результата произведенных проверок регистратор производит отправку ЭД. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД регистратор немедленно извещает пользователя, сформировавшего ЭД, и уполномоченных лиц участника ЕМСЭД, заверивших данный ЭД.
5.5. В отсутствие регистратора отправка ЭД может осуществляться непосредственно исполнителем ЭД при условии выполнения им требований пунктов 5.3, 5.4.

6. Обработка ЭД при получении

6.1. Регистратор участника ЕМСЭД - получателя ЭД выполняет процедуру получения направленных ему ЭД.
6.2. Регистратор контролирует наличие в журнале учета полученных ЭД и отправленных данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.
6.3. Перед направлением ЭД исполнителю регистратор обязан:
проверить подлинность ЭЦП ЭД;
проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
проверить правильность оформления ЭД в соответствии с настоящими Правилами.
В случае положительного результата произведенных проверок регистратор направляет ЭД на резолюцию руководителю участника ЕМСЭД и обеспечивает направление ЭД исполнителю в соответствии с резолюцией. ЭД, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД регистратор немедленно извещает регистратора участника ЕМСЭД, отправившего ЭД и уполномоченное лицо участника ЕМСЭД, заверившее данный ЭД.
6.4. Исполнитель ЭД осуществляет проверку подлинности ЭЦП, статуса сертификатов ключей подписи и полномочий их владельцев и по результатам проверки принимает либо не принимает ЭД к исполнению.
6.5. В случаях обнаружения ошибок при проверке ЭД исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения и регистратору.

7. Учет ЭД

7.1. Учет осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или ведения бумажных журналов учета установленной формы.
7.2. В целях учета электронных документов в ЕМСЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:
адресант;
адресат;
должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;
вид документа;
тип документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
количество листов основного документа;
количество листов и количество приложений;
фамилия и инициалы исполнителя.
В ЕМСЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.
7.3. Учет ЭД ведется в соответствии с требованиями нормативных документов с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера ЭД, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших ЭД ЭЦП, времени формирования ЭЦП, времени отправки/получения ЭД, времени отправки/получения уведомления о доставке ЭД, результатов проверки ЭД.
7.4. Учет ведется как регистратором, так и исполнителями ЭД.
7.5. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.
7.6. Особенности учета ЭД при обмене определяются инструкциями и другими нормативными актами участника ЕМСЭД.

8. Хранение ЭД

8.1. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных документами участника ЕМСЭД. ЭД должны храниться в электронных архивах. Копии ЭД, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях.
8.2. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контролю за ними участники ЕМСЭД назначают ответственных лиц.
8.3. Если инструкциями и другими нормативными актами участника ЕМСЭД не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде.
8.4. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.
8.5. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.
8.6. Для сертификатов ключей подписи оформляются и хранятся, в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).
8.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа в соответствии с настоящими Правилами.

9. Порядок работы с бумажными копиями ЭД

9.1. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.
9.2. Бумажный документ, полученный в результате обработки соответствующего электронного документа (распечатки), может признаваться бумажной копией электронного документа при условии, если бумажная копия содержит всю информацию из соответствующего электронного документа, а также оттиск штампа с текстом (или запись текстом) «Копия электронного документа верна», собственноручную подпись должностного лица заверяющего копию электронного документа, его фамилию и дату создания копии электронного документа.
9.3. Указанная информация размещается на лицевой стороне листа бумажной копии электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
9.4. Листы многостраничных документов следует пронумеровать. Допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение первой и последней страниц.

10. Порядок работы в ЕМСЭД с обращениями граждан

10.1. При поступлении участнику ЕМСЭД обращений граждан посредством информационно-телекоммуникационных каналов связи такие обращения регистрируются, рассматриваются и обрабатываются в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации», а также актами участников ЕМСЭД по работе с обращениями граждан.
10.2. Письменные обращения граждан должны содержать информацию, предусмотренную положениями Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации». Анонимные обращения, а также обращения, содержащие неполную информацию или не позволяющие идентифицировать обратившегося гражданина, к регистрации и рассмотрению не принимаются.
10.3. Сроки регистрации, рассмотрения и обработки обращений граждан участниками ЕМСЭД устанавливаются в соответствии с требованиями указанного закона.

11. Разрешение конфликтных ситуаций, возникающих
при использовании ЕМСЭД

11.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:
оспаривание факта участниками ЕМСЭД отправления и/или получения электронного документа;
оспаривание времени отправления и/или получения электронного документа;
оспаривание содержания отправленного/полученного электронного документа;
оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и/или подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;
оспаривание целостности электронного документа;
оспаривание идентификации лица, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;
оспаривание полномочий лица, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;
оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;
недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;
недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.
11.2. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) участниками ЕМСЭД в рабочем порядке и/или комиссией по разрешению конфликтной ситуации (далее также - комиссия).
11.3. В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор не позднее трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направляет уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение о создании комиссии (далее - предложение) ответчикам.
11.4. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения, а также информацию о должностных лицах инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации.
11.5. Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора комиссии, который должен состояться не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения, список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, при необходимости исполняемых при обмене ЭД функциональных ролей (операторы, уполномоченные лица и т.п.), их контактных данных (телефоны, факсы, электронная почта).
11.6. Уведомление и предложение составляются в форме документов на бумажном носителе, подписываются должностными лицами инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются ответчикам в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.
11.7 Комиссия формируется на основании приказа участников ЕМСЭД в разрешении конфликтной ситуации. Приказ утверждает состав комиссии, время и место ее работы.
11.8. Срок работы комиссии - не более пяти дней. В исключительных случаях продолжительность работы комиссии может быть продлен, но не более чем на тридцать дней.
11.9. Состав комиссии формируется из равного количества лиц участников ЕМСЭД, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, с привлечением представителей служб информационно-технического обеспечения, служб обеспечения информационной безопасности, организующих и обеспечивающих функционирование системы обмена ЭД и защиту информации при обмене ЭД, а также представители подразделений - исполнителей ЭД.
11.10. Независимо от соглашения участников ЕМСЭД в состав комиссии должен входить уполномоченный представитель удостоверяющего центра.
11.11. Комиссия имеет право:
получать доступ к необходимым для ее работы документальным материалам участников ЕМСЭД, в том числе документам, непосредственно обрабатываемым при обмене ЭД, архивам ЭД, документам учета ЭД и отчетности по обмену ЭД и т.д.;
на ознакомление с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета ЭД участников ЕМСЭД;
на ознакомление с условиями и порядком эксплуатации программно-технических средств обмена ЭД участников ЕМСЭД;
на ознакомление с условиями и порядком изготовления, использования и хранения организациями ключевой информации, иной конфиденциальной информации, а также носителей ключевой информации, необходимых для работы средств обмена ЭД;
получать объяснения от должностных лиц участников ЕМСЭД, обеспечивающих обмен ЭД;
получать от участников ЕМСЭД любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к разрешаемой конфликтной ситуации.
11.12. Для проведения необходимых проверок и документирования данных комиссией применяются специальные программно-технические средства.
11.13. Комиссия не вправе давать правовую или какую-либо иную оценку установленных ею фактов, кроме организационно-технической.
11.14. Все действия, предпринимаемые комиссией для выяснения фактических обстоятельств, а также выводы, сделанные комиссией, заносятся в протокол работы комиссии.
11.15. Протокол составляется в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждому участнику ЕМСЭД, участвующему в разрешении конфликтной ситуации, а также представителю удостоверяющего центра.
11.16. По итогам работы комиссии составляется акт, в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждому участнику ЕМСЭД, участвующему в разрешении конфликтной ситуации, представителю удостоверяющего центра.
11.17. Акт комиссии является основанием для принятия участниками ЕМСЭД, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, решения по урегулированию конфликтной ситуации.
11.18. В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы комиссии участники ЕМСЭД, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, на основании выводов комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации.
11.19. Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы комиссии, если участники ЕМСЭД, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, удовлетворены выводами, полученными комиссией, и не имеют взаимных претензий в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией.
11.20. В случае, если конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы комиссии, в случае прямого или косвенного отказа одного из участников ЕМСЭД от участия в работе комиссии или если одним из участников ЕМСЭД, участвующим в разрешении конфликтной ситуации, создавались препятствия работе комиссии, а также в случае если один из участников ЕМСЭД считает, что его права в связи с обменом ЭД были нарушены, он обязан направить участнику ЕМСЭД, по его мнению, нарушившему его права, претензию.
11.21. Участник ЕМСЭД, в адрес которого направлена претензия, обязан в срок не позднее трех рабочих дней удовлетворить требования претензии или представить мотивированный отказ в их удовлетворении. Непредставление ответа на претензию в течение указанного срока является нарушением установленного настоящими Правилами претензионного порядка и может рассматриваться в качестве отказа в удовлетворении требований претензии.
11.22. В случае невозможности разрешения споров и разногласий по конфликтной ситуации в рабочем порядке по итогам работы комиссии или в претензионном порядке участники ЕМСЭД передают их на рассмотрение суда в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.




banner_pgu_245x97


uec2

glava2


kalmregion

urep2


mprk